Administración financiera

La administración financiera de tus cuentas por cobrar en 3 pasos

Darle un seguimiento a la administración financiera de tus cuentas por cobrar es de suma importancia, ya que son los recursos económicos con los que cuenta tu empresa y es necesario cuidarlos. 

Razón por la cual se sugiere realizar revisiones y análisis de las cuentas por cobrar por lo menos una vez a la semana, con la finalidad de mantener una cartera sana, detectar cuándo los clientes se empiezan a demorar y evitar que se convierta en un problema la recuperación.

cuentas por cobrar

La administración financiera de las cuentas por cobrar puede estructurarse en tres pasos:

1.  Analiza la viabilidad de una línea de crédito para el cliente

Para dar crédito a nuestros clientes es muy importante crear un análisis financiero, como conocer a los clientes, investigarlos o saber la reputación que mantienen en el mercado, ya que es arriesgado dar crédito fácilmente y es posible perder dinero y al mismo consumidor.

Después generar formatos que te permitan recabar información de los clientes: referencias, estudio socioeconómico, firma de solicitud, etc.; a la par de esto, hay que armar un expediente con la documentación que soporte los datos asentados; posteriormente, realizar la investigación, verificar la veracidad de documentos, validar o identificar si el cliente ha dado datos falsos, de ser así, no tendrá caso invertir más tiempo con este cliente; en caso contrario, se continúa con el proceso para darle la línea de crédito.

recursos financieros

Con base al resultado de la investigación socioeconómica de los clientes hay que definir el mediano y largo plazo y límite de crédito que se autorizan dar a éste.

2. Administración financiera: crea un respaldo legal

Antes de empezar a otorgar crédito a tus clientes, será necesario crear un respaldo legal con cada uno de ellos para administrar los recursos financieros y fuentes de dinero. Como ejemplo de esto, a continuación se explican tres prácticas comunes que realizan las grandes empresas para tomar decisiones financieras, las cuales son fáciles de adoptar:

firma de contrato
  • Solicitar la firma de un “Contrato de Crédito”, que consiste en un convenio especial para realizar este tipo de operaciones y quedar protegido a corto mediano o corto plazo
  • También existe la opción de que el cliente firme un pagaré por el límite máximo que tendrá en su línea de crédito y con la fecha de vencimiento de acuerdo a los días de crédito, éste sólo se actualizará cuando se modifiquen las condiciones de la línea de crédito.
  • Otra más es que el cliente firme el ticket de venta o factura que contenga un pagaré que reúna los requisitos mínimos de ley, documento que se deberá resguardar para su posterior cobranza de forma óptima.

3. Monitorea y gestiona la cobranza a los clientes

Como último paso de este ciclo, está la supervisión a través del monitoreo de reportes para conocer los ingresos y egresos: estados de cuenta, auxiliares, estadísticas, gráficas de ventas y cobranza; posteriormente hay que gestionar ésta última por medio de recordatorios previos a las fechas de vencimiento, durante y, en su caso, posteriormente. 

administración financiera

Hay que evitar a toda costa que a nuestra empresa se le perciba como descuidada en esta área y por ende los clientes puedan aprovechar alguna brecha como oportunidad para postergar pagos y la situación financiera de la empresa se vea afectada a largo plazo.

Recuerda que lo más importante no es tan sólo vender, también cobrar, pues nos da la liquidez de la empresa.

 

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