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¿Qué es un sistema ERP y por qué lo necesitas en tu empresa?

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un software integral que le permite a una empresa automatizar y modelar sus procesos de negocio, compartir datos, producir y acceder a su información en tiempo real, facilitando la planificación de sus recursos para la toma de decisiones. Es decir que se trata de una tecnología de información para integrar los procesos empresariales y soportar las operaciones en el marco de la estrategia de la empresa, al mejorar el flujo de información entre las áreas de la compañía. Es considerado la espina dorsal de la misma.

Hoy, el sistema ERP es imprescindible en la gestión de miles de empresas de diferentes tamaños y sectores. El ERP es tan necesario como el agua para la navegación. En el siguiente artículo hablaremos de sus beneficios, cómo realizar la gestión de proyectos a partir del ciclo de vida y cómo elegir el más adecuado.

ERP en el contexto de la pandemia COVID-19

Las restricciones de movilidad, los cambios en la forma de trabajar y la necesidad de continuar operando afectó a muchas empresas, en especial a las PyME, debido a que gran parte de ellas no estaba preparada para trabajar en la virtualidad o a la distancia.

Las medidas impuestas para evitar la propagación del COVID-19 pusieron en evidencia las deficiencias de muchos procesos manuales o de otros sustentados en herramientas de ofimática. El contexto PyME es particular, ya que en términos generales se imponen las exigencias de las grandes empresas con restricciones mayores en los recursos.

1. ¿Por qué implementar un sistema ERP?

En forma general, pueden mencionarse 5 clases de beneficios del software de gestión:

●  Gestión: por la integridad y unificación de la información y de los procesos para generar una mejora en la calidad de los datos de acuerdo a las áreas de la empresa. Una gestión eficiente provee de mejores recursos al management para la toma de decisión y la planificación.

●  Operacionales: son los que provienen de la automatización de las operaciones repetitivas y aumentan la velocidad de los procesos. Sustituyen el trabajo manual e incrementan el volumen de operaciones.

●  Infraestructura de TI: se refiere a los producidos gracias a la capacidad de reusar y compartir recursos de tecnología informática.

●  Estratégicos: todos aquellos que tienen que ver con la capacidad que brinda el sistema de planificación para obtener ventajas competitivas.

●  Organizacionales: son los que surgen de una mejora en el desarrollo de los recursos humanos.

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2. Ciclo de vida de un sistema ERP

El proyecto del sistema ERP puede organizarse de acuerdo a un ciclo de vida, y lo conforman las siguientes etapas:

Preparación

Esta etapa comprende una serie de actividades para que la organización se sensibilice sobre el proyecto que viene. Por otro lado, es el momento oportuno para lograr el compromiso de la dirección y para comenzar a lograr acuerdos entre las áreas que intervendrán.

Evaluación

La evaluación de un proyecto para incorporar un sistema ERP es un conjunto de actividades encadenadas que tienen como resultado final la calificación objetiva y comparable de proyectos. Existen diferentes metodologías para realizarlo.

Selección

La selección de un proyecto es el conjunto de actividades cuyo resultado final es la elección de un proveedor de ERP para la organización. Está ligada con la evaluación al servir de apoyo para la toma de decisiones.

Implementación

Es el conjunto de actividades para poner en condiciones de operatividad el sistema administrativo ERP. Estas actividades comprenden:

●  Instalación del software de planificación

●  Modelización del negocio

●  Parametrización o configuración

●  Personalizaciones (customizaciones)

●  Limpieza, conversión y migración de datos de la empresa

●  Capacitación y entrenamiento

●  Pruebas parciales e integrales

●  Puesta en producción

Postimplementación

Es el seguimiento del sistema ERP como una oportunidad para evaluar la situación, objetivos, problemas y oportunidades. Los resultados de este proceso pueden ser detallados en un plan de mejora continua de la empresa.

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3. Formas de elegir un sistema ERP

De acuerdo con estudio realizado por Harvard Business Review, las empresas que llegan a elegir un sistema ERP, tienen una reducción de pérdidas y mermas del 10 %; pero quienes lo eligieron correctamente, tienen una reducción de hasta el 35 % en promedio. Por eso, la primera clave de un buen proyecto es el proceso de evaluación y selección.

Podría decir que básicamente hay dos formas de hacerlo:

●  De acuerdo al método ASTRAL

●  Método profesional

a. Método ASTRAL

Es una forma de representar todas las elecciones que se sustentan casi exclusivamente en pareceres, opiniones, gustos, sensaciones, amiguismos y criterios similares.

El método ASTRAL se basa en los 12 signos del zodíaco. Hay dos criterios para aplicar el método ASTRAL en la elección de un sistema ERP:

●  Tomar en cuenta la fecha de creación de la empresa y consultar qué tipo de sistema ERP le corresponde de acuerdo al signo del zodiaco.

●  Contabilizar el signo del zodiaco de cada trabajador de la empresa, comparar las sumas y determinar qué signo corresponde de acuerdo a la mayoría de las respuestas. Este dato sirve para consultar la elección del sistema ERP.

A modo de ejemplo, supongamos que la creación de la compañía fue el 26 de noviembre y el signo que le corresponde es sagitario: son independientes, temerarios, aventureros y sinceros. El sagitariano hará mucho énfasis en la capacitación y en la postventa, pues querrá independizarse del proveedor. Necesita un sistema ERP que no requiera muchas customizaciones.

Evidentemente este método, como todos los similares, es de mucho riesgo y con la posibilidad de no seleccionar el más adecuado.

b. Método profesional para selección de un sistema ERP

Se sustenta en una consultoría y evaluación previa basada en un proceso organizado, se utilizan criterios objetivos y cuantificables. Comprende un conjunto ordenado de actividades planeadas que dan como resultado información comparable entre las propuestas de proyectos de implementación de un sistema ERP.

Existen diversas metodologías para la evaluación y selección, los más sencillos son:

●  Norma ISO 9126: es una guía útil con énfasis en la calidad del software de gestión. Aunque no está desarrollada para aplicaciones de negocio es un buen punto de partida y es mucho más preciso que el método ASTRAL.

●  MSSE: son las siglas de Método para la Selección de Software ERP. Se centra en la etapa de selección de la herramienta ERP y la consultora que hará el trabajo de implementación. Esta metodología intenta organizar el proceso de selección de un sistema administrativo para que la empresa pueda escoger el que mejor cumpla con sus requisitos basándose en cuestiones que no sean sólo económicas. La metodología apunta a encontrar el producto adecuado en el mercado, evaluando aspectos funcionales, técnicos, factores de capacitación, servicios de mantenimiento y ayuda a la selección de la empresa que hará el trabajo de implementación.

●  Método de las matrices: es una combinación que toma lo mejor de otros métodos. Es muy simple y sencillo. Sólo se necesitan conocer las 4 operaciones básicas de las matemáticas (sumar, restar, multiplicar y dividir) y usar una hoja de cálculo. Como en el caso anterior, el método de matrices permite evaluar aspectos funcionales, técnicos, factores de capacitación, servicios de mantenimiento y ayuda a la selección de la empresa que hará el trabajo de implementación. 

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Resumen

Un sistema ERP ya no es exclusivo para grandes organizaciones. Cada día, más empresas buscan ser competitivas mediante una gestión de procesos integrados y la planificación de recursos empresariales.

Cuando se consigue ser más productivos, optimizar los recursos, tener un mayor control, integrar la información, automatizar procesos y una mejor atención con el cliente, entonces se conseguirá ser más competitivos. El sistema ERP que se ajusta y cumple con lo antes mencionado es Microsip

Un ERP le otorgará a la empresa las ventajas necesarias para destacarse en el mercado sin importar su tamaño.

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